Dokumentacja pracownicza związana z przyjęciem do pracy


2013-02-25  |  komentarzy (4)

Z dostępnych form zatrudnienia najpowszechniejszą jest umowa o pracę. Niestety jest ona dość sformalizowana i już na samym początku pracodawca musi spełnić wiele obowiązków wynikających z prawa pracy. W artykule znajdują się wskazówki w jaki sposób zadbać o prawidłową dokumentację kadrową na etapie przyjęcia do pracy.

Pomyślne zakończenie procesu rekrutacyjnego kończy się wybraniem kandydata, który ma zostać zatrudniony. Warto tutaj zadbać o prawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej już na tym etapie.  Jest to ważne, ponieważ tylko jej rzetelność pozwoli nam uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli, które są podejmowane przez różne służby państwowe. W trakcie czynności kontrolnych przedłożenia akt osobowych pracownika mogą wymagać od nas:  Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub Generalna Inspekcja Ochrony Danych Osobowych (GIODO).    

Przepisy nakładają obowiązek prowadzenia teczki osobowej odrębnie dla każdego pracownika. Nie jest ona taka straszna, bo zawiera tylko trzy części: A, B i C. W części A powinny się znajdować  dokumenty związane z przyjęciem do pracy, w części B dokumenty z przebiegu zatrudnienia, a część C jest zarezerwowana na dokumentację dotyczącą zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Przyjrzyjmy się części A, w której powinniśmy zadbać o przechowywanie następujących dokumentów związanych z przyjęciem do pracy:

  • kwestionariusz osobowy ? może mieć dowolna formę, ale nie może zawierać dowolnych pytań. Zgodnie z obowiązującymi przepisami możemy w nim zapytać o: imiona i nazwiska, imiona rodziców, datę urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, dodatkowe uprawnienia, umiejętności, numer pesel oraz ewentualnie  o imiona i nazwiska dzieci (jeśli dane te są potrzebne do zgłoszeń do ZUS-u). Nie możemy zapytać, np. o nazwisko rodowe matki lub o miejsce urodzenia ani żądać kserokopii dowodu osobistego. Ważne jest też, aby w kwestionariuszu lub w innej formie uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji jak i przebiegu zatrudnienia,
  • kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje, np. świadectwo ukończenia szkoły, świadectwo dojrzałości, dyplom ukończenia studiów ,
  • kopie dokumentów potwierdzających staż pracy, czyli świadectwa pracy, zaświadczenia lub referencje,
  • zaświadczenie lekarskie ze wstępnych badań pracowniczych( o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku) ? ważne, żeby dopilnować pracownika, aby zrobił je przed dopuszczeniem na stanowisko pracy.

W aktach osobowych należy umieszczać tylko kopie lub odpisy powyższych dokumentów (nie wolno przechowywać  oryginałów).

Część  B akt osobowych jest związana z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia. Należy w niej przechowywać następujące dokumenty:

  • umowa o pracę, która powinna określać: strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, czyli: rodzaj pracy/stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy. Warto dołączyć też do niej zakres obowiązków pracownika. W celach dowodowych umowa powinna być zawarta na piśmie;
  • informacja o warunkach zatrudnienia - jest dokumentem niezbędnym w teczce osobowej, za którego brak może być nałożony mandat podczas kontroli z PIP. Należy ją sporządzić do 7 dniu od daty zatrudnienia, a gdy później nastąpią w niej zmiany, to przekazywać do 30 dni od ich zaistnienia.  Informacja ta zawiera przede wszystkim: obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwość wypłat wynagrodzenia, długość okresu wypowiedzenia, wymiar należnego urlopu i informację czy pracownik jest objęty układem zbiorowym pracy;
  • informacja o ryzyku zawodowym na danym stanowisku pracy,
  • szereg oświadczeń pracowniczych, czyli pisemne potwierdzenia pracownika z zapoznania się z obowiązkowymi przepisami w zakresie równouprawnienia, BHP, przepisów przeciwpożarowych, związanych z uprawnieniami rodzicielskimi, itp.     
  • ZUS ZUA, czyli potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczeń pracownika należy zrobić je do 7 dni od daty zatrudnienia,
  • karta szkolenia BHP (na początku zatrudnienia jest wymagane szkolenie wstępne i stanowiskowe),
  • PIT-2, czyli wyrażenie zgodny pracownika na miesięczne potrącanie kwoty wolnej z zaliczek na podatek dochodowy,
  • oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania przychodów, jeśli pracownik mieszka poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy,
  • zgoda pracownika na wypłatę wynagrodzenia na konto bankowe,
  • umowa o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
  • umowa o zakazie konkurencji, itd.

Dokumenty kadrowe należy układać w danych częściach teczki osobowej, w porządku chronologicznym. Jest to naprawdę ważne, ponieważ nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym również akt osobowych, jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika pod karą grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.

 

Marta Czajowska-Wawak

Kancelaria Księgowo-Podatkowa ?MERITUM? S.C.

www.meritumsc.pl

Artykuł wyświetlono 56405 razy
Komentarze:


  

niezarejestrowany - Marcin 2016-10-21 00:27
Pracodawca nie może żądać kserokopii dowodu (w teorii), ale w praktyce niemal zawsze to robi, choćby dlatego, że "idzie na skróty" przy pozyskiwaniu danych dot. pracownika. Pracodawca jest silniejszą stroną stosunku pracy i jeżeli pracownik nie zgodzi się na wykonanie ksera dokumentu, pracodawca może nawet odmówić zatrudnienia kandydata, motywując to względami, które wcale nie muszą mieć związku z samą odmową wykonania ksera dowodu. Ciekaw jestem, który pracownik poskarży się na takiego pracodawcę do sądu pracy, a jeżeli nawet to zrobi, to pracodawca zwolni pracownika przy pierwszej nadarzającej się okazji, a bywa takich sporo.
niezarejestrowany - tomek 2016-03-03 11:11
Taki instruktaż jest prowadzony przez odpowiednio wykwalifikowana osobę?? , jak to dokładnie wtgląda?
niezarejestrowany - tomek 2016-03-03 11:10
Taki instruktarz jest prowadzony przez odpowiednio wykwalifikowana osobę??
niezarejestrowany - SilaLujka 2014-05-31 21:33
cytat "karta szkolenia BHP (na początku zatrudnienia jest wymagane szkolenie wstępne i stanowiskowe)"

Chciałabym jedynie uzupelnić, iz szkolenie wstępne w dziedzinie bhp składa się z dwóch części: instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego. Pierwsza część musi odbyć się przed rozpoczęciem pracy, natomiast instruktaż stanowiskowy jest niezbędny, aby pracownika dopiścić do samodzielnego wykonywania pracy na danym stanowisku pracy. Instruktaż stanowiskowy kończy sie sprawdzeniem wiedzy i umiejętności z zakresu bezpiecznego wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy.
Inne porady:
2013-05-13
Samochód w firmie

2013-04-29
Ulga na złe długi



Katalog Firmy »
Turystyka
Gastronomia
Uroda i moda
Reklama, poligrafia
Usługi
Handel detaliczny i hurtowy
Budownictwo
Motoryzacja
Doradztwo, finanse, podatki
Komputery, internet
Kursy i edukacja
Nieruchomości
Śluby i wesela
Medycyna i zdrowie
Przemysł i produkcja
Wszelkie prawa zastrzeżone. MediaBielsko.pl © 2012-2014
Wykonanie: Tomasz Kwaśny      Grafika: Mateusz Godzic