Błędy zdarzają się we wszystkich rodzajach dokumentów. Ludzie się mylą i ustawodawca zdaje sobie z tego sprawę. Takie sytuacje mogą zdarzyć się również w przypadku dokumentów księgowych, na przykład wystawianych faktur VAT. Należy jednak pamiętać, że dokument faktury VAT niesie za sobą konkretne konsekwencje prawne i podatkowe. Dlatego też nie można ich zmieniać dowolnie - ustawodawca przewidział, że istnieją dwa podstawowe sposoby zmiany treści dokumentu księgowego: korekta faktury VAT i nota korygująca. Czym jest nota korygująca? Czym korekta faktury? Czym się różnią i jak można je przygotować?

Nota korygująca, a faktura korekta – różnice

Cel faktury korekty oraz noty korygującej jest ogólnie ten sam – mają umożliwiać dokonywanie zmian i poprawienie błędów, które znalazły się w fakturze VAT. Jednak oba dokumenty należy stosować w inny sposób, w innych sytuacjach. Różnice pomiędzy fakturą korygującą, a notą korygującą wpływają w praktyce na formę i sposób zastosowania tych dokumentów.

Różnice te można podzielić na dwa rodzaje, funkcjonujące w zakresie:

  • wywoływania innych skutków (formalne lub księgowe);

  • określenia grupy podmiotów uprawnionych do wystawienia (faktury korekty lub noty korygującej).

Podmioty uprawnione do wystawienia

Zakres podmiotów uprawnionych do wystawienia faktury korygującej i noty korygującej jest różny. Fakturę korygującą, która koryguje oryginalny dokument faktury VAT, może wystawić tylko podmiot, który wystawił pierwotną fakturę VAT, która będzie zmieniana (czyli z założenia sprzedawca). Notę korygującą w określonych przypadkach mogą wystawić obie strony transakcji, czyli również nabywca.

Możliwości i zakres działania

Faktura korekta może zmieniać błędy zarówno w danych formalnych faktury (jak na przykład dane kontrahenta), jak i w pozycjach (które wpływają na przykład na wysokości i ewidencję księgową). Nota korygująca zazwyczaj dotyczy natomiast pozycji, które nie podlegają księgowaniu, w tym sensie, że regulują zmiany formalnych błędów.

Podstawy prawne i możliwe zastosowanie noty korygującej

Tak jak w przypadku innych zagadnień podatkowych, tak również w przypadku noty korygującej, uregulowania określające zakres jej stosowania zostały dokładnie opisane w przepisach. Kluczowym aktem prawnym w tym przypadku będzie ustawa, z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (opracowanie na podstawie Dz.U.2020.106 tj. z dnia 2020.01.23). Zgodnie z art. 106k tejże, nota korygująca jest fakturą nazwaną notą korygującą. Może ona dotyczyć naprawiania pomyłek, w zakresie danych nie objętych wyliczeniem art. 106e 1 pkt 8 - 15. W praktyce będzie więc mogła dotyczyć przede wszystkim:

  • daty wystawienia faktury pierwotnej;

  • numeru wystawienia faktury pierwotnej;

  • dany podatnika i nabywcy;

  • sposobu zapłaty;

  • terminu płatności.

Nota korygująca może również stanowić sposób wyjaśnienia czy sprostowania błędów w zakresie elementów opisowych faktury, takich jak: adresy stron, niewłaściwie podane numery identyfikacyjne, numery rejestracyjne pojazdu i tym podobne. Za pomocą noty korygującej nie wolno zmieniać kwot, podatników i ilości dostarczonych towarów.